эксперт компании «Астарта престиж», г. Москва
Прощание с простором
По аналитическим оценкам экспертов рынка коммерческой недвижимости, только осенью 2008 г. цены и арендные ставки снизились на 25–40%, а в 2009 г. они могут
подешеветь еще на 20–40%. В последнем квартале спрос на офисы значительно сократился. «На рынке аренды в октябре 2008 г. также резко увеличилась суммарная
площадь экспонируемых объектов – на 57% по сравнению с сентябрем, а в ноябре она
возросла еще на 6%, – говорит Денис Колокольников, генеральный директор компании RRG (консалтинг в сфере коммерческой недвижимости). – С октября началось
уменьшение цен и в сегменте аренды, и в сегменте продажи. За октябрь снижение
цены предложения на рынке купли-продажи составило 2,6%, за ноябрь она снизилась
еще на 2,3% до значения 6313 долл. за кв. м. Средняя арендная ставка в конце осени
по сравнению с докризисными летними месяцами оказалась ниже на 19%».
Ситуация связана с тем, что многие компании в виде антикризисных мер сократили штат сотрудников, а также стали более взвешенно подходить к вопросу использования офисного метража. Некоторые решили выживать в кризисе с помощью радикальных мер: переезда в помещение меньшей площади или сокращения размеров
собственного помещения, сдав излишки в субаренду. «Эта тенденция отразилась на
организации пространства, – говорит Александр Бандуркин, партнер компании «Астарта престиж», производителя систем перегородок. – Клиенты стремятся планировать
офисы более компактно, при этом сохраняя количество рабочих мест и функциональные зоны».
В тесноте, да не в обиде
Из-за высоких арендных ставок коммерческой недвижимости российские компании и ранее не отличались расточительностью в вопросах использования площадей.
Однако, чтобы произвести впечатление на клиентов и партнеров, под зону ресепшн
все чаще отводили просторные помещения. При этом отделка также должна была
удивить посетителя дороговизной и стилем. Кризис заставляет пересматривать ориентиры. Например, компании-аутсорсеры – PR-агентства, тренинговые, консалтинговые
фирмы – в планировке вообще могут отказаться от фронт-офиса. «В основном мы
проводим выездные встречи на территории заказчика. Так удобнее обеим сторонам:
клиент не отвлекается от своей работы, а наши менеджеры имеют наглядное представление о деятельности компании-партнера, – говорит Сергей Пархоменко, генеральный
директор PR-агентства «Идеи&Решения». – Для гостей в офисе есть приватная зона,
где можно побеседовать и попить чаю».
Фирмы, которые принимают у себя посетителей, безусловно, не могут отказаться
от фронт-офиса. Но они стремятся уменьшить его площадь. Для того чтобы выяснить
оптимальный размер, надо оценить поток клиентов. Зачастую с функциональной точки зрения нет необходимости в просторной приемной, но при этом есть опасения, что
маленькое помещение будет удручающе действовать на присутствующих. К решению
стоит подключить дизайнера. «Зону ресепшн можно выполнить в светлых тонах с использованием зеркал или стекла, а стол секретаря расположить в противоположном по
диагонали от входа углу и сделать ярким. Это визуально расширит помещение и отвлечет внимание гостей от размеров комнаты», – считает дизайнер Алена Филинова.
А вот отказаться от приемной директора – рациональный шаг для многих организаций. Помощника может заменить секретарь с ресепшн, там же могут подождать
гости руководителя.
Залы для брифингов, переговоров и семинаров, которые тоже являются частью
фронт-офиса, можно заменить одним помещением с многофункциональной мебелью.
Она за несколько минут изменит планировку под нужное мероприятие. «Если переговорную комнату разместить рядом с кабинетом руководителя и установить между
ними раздвижную систему перегородок, то изменяться сможет не только назначение,
но и площадь помещения, – поясняет эксперт «Астарта престиж». – Подобным образом могут разделяться также две маленькие переговорные или переговорная и зона
отдыха».
В пределах комфорта
Однако такие компании, как банки, страховые фирмы, клиники, ни при каких
обстоятельствах не пожертвуют клиентской зоной. Комфортный зал ожидания для
них – залог удобства посетителей, а значит, эффективной работы.
В этом случае оптимизировать стремятся рабочую зону. В пример можно привести фитнес-центры, где клиентская зона – тренажерный или спортивный залы. Помещения для сотрудников здесь могут быть совсем небольшие. «Кабинет для менеджеров
у нас всего 8 кв. м, в нем – шесть рабочих мест для девяти человек, – говорит Денис
Демочкин, представитель спорт-центра «Zebra-fitness». – Они работают по сменам,
места хватает всем. Площадь занимают только столы и тумбочки, для документов
и личных вещей используем навесные полки».
Во многих случаях эффективнее отказаться от кабинетной системы и разместить
сотрудников в открытом пространстве. Однако его тоже необходимо использовать
рационально. «Бывает, что рабочие места расположены по принципу «сколько поместилось мебели», поэтому много квадратных метров простаивает под шкафами и тумбами, – считает Алена Филинова. – Сокращение площади в таком случае особо не
притеснит сотрудников, но принесет выгоду руководству».
Решение в этом случае – грамотный выбор и расстановка мебели. Шкаф, например, лучше установить не вдоль стены, а торцом к ней. Так он займет меньше места
и при необходимости отгородит зону отдыха: за ним можно поставить диван и журнальный столик. Столу эргономичности добавят навесная полка, стеллаж и брифингприставка вместо тумбочек и стола для переговоров соответственно. К тому же, по
статистике, около 30% сотрудников находятся постоянно в разъездах или имеют свободный график. Дизайнеры считают, что для них не обязательно полностью оснащать
рабочие места. Достаточно небольшого столика для ноутбука и мобильной тумбочки
для личных вещей.
Однако к использованию открытого пространства стоит подходить с осторожностью и учитывать бизнес-процессы в компании. В качестве примера директор по развитию туристической компании «Аврора Интур» Ольга Рыбина приводит свою фирму.
Ее центральный офис находится в центре Москвы и занимает около 300 кв. м. «Здание это старое, изначально поделено на кабинеты, в каждом – по 7–10 человек. Изменить
что-то нельзя, да и не нужно. Важно, чтобы менеджеры, формирующие туры, и сотрудники, оформляющие путевки клиентам, сидели в разных помещениях. Для нас
неприемлемо, чтобы посетители знали подробности внутренней работы», – рассказывает эксперт.
Однако если изначально помещение не разбито на кабинеты, то делать это с помощью капитальных стен, проводя ремонт, по мнению экспертов «Астарта престиж»,
не стоит. «Если использовать мобильные перегородки, то можно в доступном исполнении создать отдельные кабинеты для менеджеров, – поясняет Александр Бандуркин. – При этом конструкции высотой 2 м не нарушают принцип открытой планировки и позволяют использовать единую систему вентиляции и кондиционирования
в помещении».
Ставка на эргономичность
Безусловно, сокращение рабочего пространства компаний – это вынужденная
мера. Но психологи отмечают ряд преимуществ компактных офисов перед масштабными. «В небольших фирмах зачастую выше сплоченность коллектива, крепкий командный дух, положительная атмосфера, целеустремленность сотрудников, ориентация на
результат», – считает психолог-тренер Андрей Мамонтов. Компактный open space позволяет всем сотрудникам быть в курсе происходящих событий, особенно если идет
работа над общим проектом. Переговорная смежная с кабинетом руководителя – это
не только постоянный контроль, но и необходимая помощь в ответственный момент.
Навесные полки вместо шкафов и тумбочек позволяют нужным документам быть
на расстоянии вытянутой руки и экономить как минимум 20 рабочих минут в день на
хождение по офису.
Оптимизируя офисное пространство, можно параллельно найти эффективные
решения перераспределения функционала сотрудников. Например, вместо личного
помощника директора можно взять еще одного менеджера, а задачи первого переложить
на секретаря.
«Небольшой офис скорее непривычно, чем плохо, – считает Алена Филинова. – Отсутствие кухни, например, – это возможность прогуляться в обеденный перерыв, попробовать блюда разных ресторанов, лучше узнать район». Также психологи
рекомендуют пятиминутки «кофе-брейков» проводить стоя с чашками. За это время
можно снять стресс, быстро обменяться оперативной информацией, проблемами и да
же найти неожиданное решение. |
Журнал «Маркетинг в России и за рубежом»
